Description du Poste
L’Assistante de Direction est rattaché au Secrétaire Général et vos principales missions sont :
-Apporter une assistance au responsable en termes de gestion du courrier, du temps et des dossiers
-Examiner, traiter et rédiger la correspondance courante en faisant appel à une connaissance approfondie des procédures et de la politique de la société.
A ce titre, vos principales activités sont :
Assurer le secrétariat de son Responsable hiérarchique :
-Assister son responsable dans la gestion administrative.
-gérer l’agenda,
-prendre et saisir le courrier, rédiger le courrier et les notes à caractère courant,
-rédiger rapports, documents dans le style adapté puis les soumettre à sa hiérarchie,
-organiser les réunions, réceptions et déplacements professionnels.
préparer et faciliter le travail de son Responsable hiérarchique :
– préparer les dossiers et assure leur diffusion,
– collecter les informations et veille à la bonne coordination des informations,
– assurer le suivi des dossiers et gère les revoirs.
Assurer l’interface entre son Responsable et ses interlocuteurs :
-contribuer à la rédaction des rapports statistiques et des dossiers, consolider les divers éléments requis,
-assurer la coordination des informations et des activités attendues des membres de la direction,
-s’assurer que les services supports, interne et externe, sont en place et conformes aux standards requis,
-assurer et filtrer les communications téléphoniques,
-accueillir les visiteurs.
Profil
Formation
BTS Secrétariat, DUT Assistanat de Direction, DSS Assistanat de Direction.
Expérience
3 ans d’expérience dans une fonction similaire dans une institution bancaire.
Connaissances – Savoir
-Maîtrise des techniques de secrétariat (rédaction, traitement de texte tableur, gestion de fichiers, sténo, classement)
-Connaître l’organisation de l’entreprise,
-Savoir rechercher et communiquer des informations
-Savoir rédiger des correspondances simples, mettre en forme des documents
-Savoir assurer un suivi de dossier
-Savoir gérer des prises de rendez-vous
Compétences Techniques
-Sens de l’accueil (au téléphone).
-Rapidité en sténo et en frappe.
-Sens de l’organisation pour gérer de façon stricte les dossiers et les revoirs.
-Sens de la diplomatie.
-Bonne maîtrise des outils de bureautique (Excel, PowerPoint, Word) ;
Compétences Comportementales & Transversales
-Implication ;
-Sens de la confidentialité ;
-Sens de la réserve ;
-Rigueur;
-Fiabilité et intégrité ;
– Respect des délais ;
– Esprit d’analyse et de synthèse;
-Sens du risque.
-Savoir informer sa hiérarchie.
-Capacité à communiquer
CANDIDATER
Délai : 3 Novembre 2020
Seules les candidates sélectionnées seront contactées.
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