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#RMO_CI recrute Assistant Administratif et Caissier (H/F)

Le Poste

Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :
 Assurer le bon fonctionnement du secrétariat  Etablir les ordres de mission Assurer le bon fonctionnement de la caisse conformément aux procédures standards de la GIZ (Entrées et sorties de la caisse). Assurer la logistique du bureau de Bouna Appuyer l’équipe pour l’établissement des décomptes de mission Transmettre les demandes d’achat de billet à PROFIAB Abidjan Gérer le stock de fournitures du bureau de Bouna Organiser la logistique des ateliers et payer les participants
Caisse S’assurer de la recevabilité des Pièces comptables avant tout paiementEffectuer tous les jours le rapprochement entre la caisse physique et le Cashbook : BilletageFaire quotidiennement la saisie des pièces comptables dans le CashbookS’assurer de la correction des pièces avant transmission des classeurs au bureau pour la saisie WINPACCSRendre compte au Coordonnateur des excédents ou déficits en espèceInformer immédiatement le Coordonnateur lorsque la réserve d’espèce atteint un montant minimum et prépare une demande d’approvisionnement de caisseJustifier les dépassements du niveau autorisé
Tâches Secrétariat et gestion des connaissances:Assurer le bon fonctionnement du secrétariat (Répond au téléphone, gère les courriers entrants & sortants, courriers/invitations des partenaires et autres à des rencontres/ateliers, le planning des experts, accueil des visiteurs au bureau de Bouna & assistance, appui à tous les experts, distribution des gadgets de fin d’année, etc…)Veiller au confort des visiteurs, partenaires, collaborateurs/collaboratrices de projet et consultants qui arrivent au bureau de PROFIAB Bouna ; Orienter les visiteurs vers les différents servicesAssurer la ventilation des informations données par la Coordination à toute l’équipe du bureau de BounaEnvoyer un message à l’assistante du bureau PROFIAB Abidjan pour lancer la procédure d’achat de billet d’avion.Soutenir les missions à Bouna en organisant l’accueil des collègues et visiteurs, leur déplacement pendant leur mission et les réservations d’hôtel.Transmettre les documents de caisse au comptable Abidjan par mail pour la signature de la hiérarchie en cas de besoinInformer le chargé de la sécurité de la GIZ de toute mission sur le terrainTransmettre le planning de mission hebdomadaire du bureau de Bouna à l’équipe PROFIABEtablir les ordres de mission en fonction de la disponibilité des chauffeurs et des véhicules, et classe une copie de l’ordre de mission pour un meilleur suiviAider à la mise en place et à l’entretien d’un système de rangement et de classement des dossiers sous sa responsabilité conformément aux règles de classement de la GIZ et traite les informations de manière confidentielle, Classer les dossiers papiers (classeurs) et fichiers (PC et/ou DMS) sous sa responsabilité conformément aux règles de classement de la GIZPhotocopier et numérise les documents en cas de besoin 
Tâches de suivi de moyens financiers et logistiques:Assurer la gestion du stock de fournitures de bureau de Bouna et établit un rapport mensuel de l’utilisation de ces fournitures de bureauAssurer la gestion et le suivi des véhicules du parc auto de Bouna (programmation des chauffeurs pour les différents déplacements, suivi des entretiens réparations des différents véhicules, etc..) et s’assure du bon fonctionnement des véhicules ; Tenir un tableau Excèl de suivi des dépenses mensuelles pour chaque véhicule Vérifier et cosigne les carnets de bord des véhicules / différents déplacements, classe les doubles des fiches de bord (blanches) après vérification.Transmettre une copie des fiches de bord à l’AAC pour vérification et établissement des notes de débit, et inscrit les numéros winpaccs sur les fiches de bord dès réception de la preuve du paiement Gérer les demandes de réparation des véhicules Mettre une liste de contact des personnes à contacter d’urgence dans le véhicule (voir instruction du bureau)Suivre et fait un point mensuel des équipements achetés pour chaque véhiculeSuivre et fait un point mensuel des pièces de rechanges des véhiculesOrganiser la logistique des ateliers sur la base du budget validé transmis par l’AAC et les TDRs reçus des experts (Hébergement, location de salles et traiteur ; etc…) Faire le paiement des participants pendant les ateliersEtablir un rapport mensuel de l’utilisation du stock de fournitures de bureau disponible au secrétariatAppuyer l’équipe pour les décomptes de frais de mission du staff national et établit les décomptes de mission des partenaires, et fait le suivi Excel des décomptes de mission Procéder à toutes les corrections relevées sur les pièces comptables / CaisseAssurer le suivi mensuel des produits d’entretien et l’encadrement du personnel d’appui
Tâches à caractère général:Participer aux missions de contrôle interne et aux audits Informer le responsable hiérarchique de l’exécution des activités et de toutes les difficultés rencontrées pendant l’exécution de ses activitésAssumer d’autres activités et tâches sur instructions du supérieur hiérarchique

Profil du Candidat

Titulaire d’un BT Secrétariat et/ou comptabilité, certificat/diplôme délivré par une école reconnue de formation à des fonctions de bureau, vous bénéficiez d’une expérience d’au moins (deux) 2 ans d’expérience à un poste similaire. Il ou elle doit avoir une bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que le téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office).
À ce titre, vous devez avoir de bonnes capacités de gestion et d’organisation, des attitudes centrées sur les clients et les services. De plus, il est souhaitable d’avoir une très bonne connaissance de la langue française, des connaissances en anglais et allemand.

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