INTERNATIONAL RESCUE COMMITTEE (IRC) recrute (01) OFFICIER(E) LOGISTIQUE & ACHAT

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(01) OFFICIER(E) LOGISTIQUE & ACHAT

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(01) OFFICIER(E) LOGISTIQUE & ACHAT

Position : (01) Officier(e) Logistique & Achat

Localisation : Abidjan

Type et Durée de contrat : CDD de 06 mois renouvelables

Date limite de dépôt des candidatures : 20 Octobre 2020

À propos d’IRC

International Rescue Committee (IRC) a été fondé en 1933. IRC est une agence humanitaire sans but lucratif, non sectaire et qui apporte une assistance aux personnes déplacées, aux réfugiés et aux personnes victimes de conflits et d’oppression. Il souscrit aux idéaux de la liberté et de la dignité humaine. Le personnel de IRC doit adhérer aux valeurs et principes contenu dans le IRC WAY (Standards pour la conduite professionnelle). Il s’agit de l’Intégrité, le Service, la Responsabilité et l’Equité. Conformément à ces valeurs, IRC met en œuvre et applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection des enfants, la lutte contre le harcèlement sur les lieux de travail, l’intégrité fiscale, la lutte contre les représailles et la lutte contre la traite des personnes. IRC est un employeur soucieux de l’égalité des sexes.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées pour ce poste

Contexte du projet

Le projet de Prévention des Maladies Infectieuses par la Communauté Engagée dans la Surveillance (PREMICES), est un projet financé par le CDC. Il a pour objectif principal de renforcer les capacités des communautés, à travers les agents de santé communautaires, en matière de surveillance, de détection et d’intervention sur les maladies à potentiel épidémiques telles que la fièvre jaune, la rougeole, la méningite, la poliomyélite, la COVID 19, des agents de santé dans le cadre de l’appui au plan national de riposte contre la pandémie mondiale du COVID-19 ainsi que le renforcement des indicateurs clés du programme mondial de sécurité sanitaire tels que la surveillance, le système d’information, la gestion des urgences dans les districts sanitaires des régions sanitaires d’Abidjan 1, d’Abidjan 2, du Sud Comoé et du Gbêkê.

Tâches et Responsabilités

Sous la supervision directe du Supply Chain Manager d’Abidjan, l’Officier(e) Logistique & Achat est chargé(e) des opérations d’achat et de stockage, gestion des équipements et de sécurité des matériels roulants du projet. L’Officier(e) Logistique & Achat assure la liaison avec les services de l’Administration, des Finances et fournit un soutien technique et des conseils à l’équipe projet sur toutes les questions de la Chaine d’approvisionnement et de la sécurité des véhicules sur les autres sites d’Aboisso. Plus spécifiquement, il/elle gère les activités d’achat, de stockage, les équipements, supervise les chauffeurs.

Transport et sécurité:

 En collaboration avec le Fleet Officer du siège, superviser la gestion du parc auto et veiller à ce que le programme ait un accès raisonnable aux véhicules à des fins professionnelles ;  Collaborer avec le fleet offlicer et le manager de la zone d’intervention à l’élaboration des plans de sortie des véhicules et en faire le suivi ;  Valider les formulaires de ravitaillement des véhicules en carburant et tenir un registre et un système précis de contrôle de la consommation de carburant ;

 S’assurer que le matériel est accompagné des bons documents selon la procédure IRC (Waybill, ordre de mission..) ;  Faire appliquer les règles de sécurité de IRC.

Equipement et stock :

 Faire le suivi des équipements et stocks en collaboration avec l’Officière Asset.

Achat :

 S’assurer que l’ensemble des procédures d’achat de IRC est respectée dans le cadre de la mise en œuvre du projet PREMICES ;  Procéder à l’achat des équipements, de mobiliers, et de consommables du projet PREMICES conformément au plan d’achat du projet et dans les délais requis;  Faire le suivi du plan d’achat et veiller à sa mise à jour ;  Collecter les devis et préparer les analyses des devis, sélectionner les meilleurs fournisseurs pour le projet PREMICES ;  Participer à la préparation des documents d’appels d’offres selon les spécifications du projet ;  Collaborer avec le service Administration à la mise en œuvre de travaux divers de maintenance des bureaux du projet ;  Contrôler et soumettre à la Coordonnatrice d projet pour approbation, les demandes d’achats selon les procédures de financement et surveiller les dépenses réelles par rapport aux lignes budgétaires liées à la Chaine d’approvisionnement ;  Organiser la réception des marchandises, le contrôle physique, s’assurer de leur stockage correct au magasin ;  Etablir et vérifier que les documents d’achats sont remplis correctement ;  S’assurer de produire toutes les pièces justificatives de paiement pour les achats.

Administration :

 Collaborer avec le service Administration à l’élaboration des contrats des traceurs, des ASC en lien avec le service administration. ;  S’assurer de l’organisation pratique en collaboration avec le service Administration et l’assistant(e) administratif (ve) et financier(e) la logistique de toutes les activités de formation, de réunions, (suivi de la transmission des pro-formas, location des salles, contractualisation des prestataires avec les prestataires pour la restauration, l’hébergement, les fournitures bureautiques ;  Faire des missions fréquentes sur les sites d’interventions y compris ceux des partenaires pour les accompagner dans l’organisation des actions et les orienter sur les procédures Supply Chain de IRC ;  Collaborer avec le Service Administration pour le suivi des dossiers d’exonérations.

Rapportage / Procédure Chaîne d’approvisionnement/Tracking BVA:

 Fournir à l’équipe projet toute orientation nécessaire sur les politiques et les procédures achat et logistique ;  Collaborer avec le Fleet Officer, l’Officière Asset pour l’élaboration des rapports mensuels (transport, procurement et stock) et les transmettre au Supply Chain Manager et la Coordinatrice du projet ;  Assurer le bon archivage des documents logistiques achats : Les requests, PR, BA, PO, copie de factures, copies de waybill, copie de delivery report ;  Actualiser les données relatives aux achats dans BVA Online System tous les jours avant 17h00 ;  S’assurer du nettoyage hebdomadaire du BVA du programme ;  Travailler en collaboration avec l’Officière Asset pour tout ce qui concerne l’embauche des manutentionnaires employés dans les domaines logistiques tels que les déchargements et les chargements de camions pour la réception ;En collaboration avec l’Officière Asset, maintenir à jour les fichiers des achats en s’assurant que tous les documents bien rangés et sont accessibles aux différents Programmes ;  Emettre les PO et les contrats de prestation de services, ainsi que les Payements Requests seulement après la livraison et quand tous les documents sont disponibles ;  Après la livraison, photocopier les documents à archiver et transmettre les originaux à la finance pour les différents paiements.

Qualifications et Expériences

 Bac + 2/3 en Logistique/Transport/Administration ou autre diplôme dans un domaine similaire;  Expérience d’au moins trois (03) ans dans un poste similaire à un poste similaire idéalement acquise dans le secteur de l’humanitaire;  Expérience de travail dans un contexte humanitaire d’urgence est un atout ;  Connaissance des procédures et pratiques génériques ;  Connaissance des procédures des bailleurs de Fonds tels que le CDC, l’USAID, le PEPFAR etc….  Parfaite maitrise de l’outil informatique et pack office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook…) ;  Parfaite intégrité personnelle ;  Solides compétences en supervision ;  Capacité à accomplir en même temps des tâches multiples ;  Esprit d’équipe et aptitudes en résolution de problèmes.  Aisance relationnelle et excellente aptitude de communication écrite et orale ;  Excellentes qualités relationnelles et habileté à développer et maintenir de bonnes relations de collaboration au sein de l’équipe IRC, avec les autorités et les partenaires locaux du projet;  Proactivité et respect des délais .

Dossier de candidature

Un dossier mentionnant le titre du poste à pourvoir et comprenant :

 Un CV (y préciser au moins 3 références professionnelles récentes) ;  Une Lettre de motivation adressée à la Directrice Nationale de IRC CI ;

Pour postuler : Officier/ère Logistique Achat

SEULS LES CANDIDAT(E) S PRESELECTIONNE(E) S SERONT CONTACTE(E)S.